Durante el año hay eventos, fechas o acontecimientos que pueden representar una oportunidad para tu marca en redes sociales: Momentos de mayor visibilidad donde conectar con audiencias, generar contenido de valor y potenciar la presencia digital.
La diferencia entre una cobertura mediocre y una excepcional reside en una planificación meticulosa.
En Smartbrand llevamos años gestionando la cobertura de eventos en redes sociales, desde el 4YFN del Mobile World Congress con BStartup de Banco Sabadell hasta Sant Jordi con Planeta de Libros y Editorial Planeta.
En este artículo compartimos las claves de nuestra metodología para la cobertura de eventos en redes sociales, un proceso que hemos estructurado en tres fases: planificación, cobertura en directo y trabajo posterior.
Fase 1: La planificación - El pilar fundamental
La planificación es el cimiento sobre el que se construye toda la cobertura.
Investigación exhaustiva
El primer paso es entender a fondo y tener una foto clara de todo lo que ocurre en el evento:
- Programa completo: Horarios, ponentes, actividades principales y/o secundarias.
- Ubicación y espacios: Distribución de stands, salas, escenarios y/o puntos de interés.
- Contenido exclusivo: Presentaciones, lanzamientos o anuncios previstos.
- Hashtags oficiales y alternativos: Tanto los promovidos por la organización como los que surgen de forma orgánica.
- Participantes clave: Identificar personas, grupos o marcas relevantes.
- Análisis de ediciones anteriores: Qué funcionó, qué generó más engagement y patrones de interacción.
Esta investigación nos permite planificar contenidos con precisión y anticipar posibles oportunidades de comunicación.
Plan de contenidos por plataforma
Cada red social requiere un enfoque específico. No es lo mismo cubrir un evento en LinkedIn que en Instagram o TikTok. Por ello, desarrollamos estrategias personalizadas para cada plataforma y formato:
- Instagram para stories de momentos clave y contenido efímero
- Reels para contenido más dinámico e interacciones con usuarios y/o asistentes
- Twitter para publicaciones a tiempo real e interactuar con otros asistentes
- LinkedIn para un análisis más profundo y publicar artículos relacionados con tendencias o sector
- TikTok para contenidos más creativos y dinámicos, etc.
Preparación anticipada de todos los materiales
Prepara absolutamente todo lo que puedas con antelación, esto es lo más importante y diferencial:
- Copies completos: Redacta previamente todos los textos posibles, incluyendo variaciones para diferentes escenarios.
- Plantillas: Ten preparados y validados los diseños donde solo haya que insertar la imagen o dato del momento.
- Banco de hashtags: Define los hashtags a utilizar (por temáticas y plataformas).
- Menciones preparadas: Listado de perfiles mencionar.
- Storyboards: Prepara storyboards para los vídeos que tengas que grabar o dinámicas que planificas hacer.
- Música. Identifica música libre de derechos que puedas incluir rápido en tus vídeos.
- Calendario de publicación: Con slots definidos para cada tipo de contenido
- Guiones: Desarrolla y valida de antemano los guiones, preguntas específicas o dinámicas a desarrollar en el evento.
Calendario editorial meticuloso
Crea un calendario editorial extremadamente detallado.
Durante el evento habrá muchas cosas que hacer, gestionar y poco tiempo para planificar y pensar, por eso es importante llevarlo todo preparado y validado de antemano:
- Fecha y hora de cada publicación
- Plataforma y formato
- Tema y enfoque de cada contenido
- Producto o servicio destacado (si aplica)
- Objetivo de cada publicación (awareness, conversión, engagement)
- Copies preparados
- Elementos visuales necesarios
- Si hay que crear o capturar algún conido en el momento ten praparado una guía o el guión.
- Responsable de cada tarea
- Estado de preparación (pendiente, en proceso, listo para publicar, publicado)
Este calendario no solo organiza el trabajo, sino que sirve como hoja de ruta durante el evento, permitiendo adaptarse rápidamente a cambios sin perder el norte estratégico.
Planificación de recursos
Finalmente, detallamos todos los recursos necesarios:
Equipo humano: Responsables y soportes.
Recursos técnicos:
- Equipos de grabación (cámaras, micrófonos, estabilizadores)
- Dispositivos con apps necesarias instaladas
- Powerbanks y cargadores
- Software de edición
- Acceso a plataformas de gestión y ordenadores
No dejamos nada al azar: desde baterías extra hasta tarjetas de memoria adicionales, cada detalle está contemplado.
Fase 2: Cobertura en directo
Una vez comienza el evento, es el momento de ejecutar el plan diseñado. La clave en esta fase es mantener el equilibrio entre seguir lo planificado y adaptarse a las oportunidades que surgen en tiempo real.
Implementación del plan
Durante el evento, sigue el calendario editorial:
- Sigue la estructura temporal planificada, respetando los momentos clave de publicación.
- Actualiza el estado de cada contenido en el calendario para que todo el equipo esté informado.
Si has seguido correctamente la fase de planificación, en este punto la mayoría de los contenidos ya deberían estar listos para publicar o requerir solo pequeños ajustes finales. Ahora es momento enfocarte en aquellas tareas que hay que hacer en el evento: Grabación de vídeos y/o entrevistas previamente definidas, interactuar con asistentes...
Herramientas para una cobertura eficiente
Estas son algunas herramientas que utilizamos para optimizar el trabajo durante eventos:
- Programadores de contenidos.
- Almacenamiento en la nube para compartir material con el equipo.
- Aplicaciones de edición rápida en móviles.
- Herramientas de monitorización y social listening para detectar tendencias o menciones.
- Herramientas de transcripción para cobertura de paneles.
Consejos para optimizar la cobertura
Algunos tips que han funcionado muy bien en nuestras coberturas:
- Asigna a los miembros del equipo responsabilidades claras y evita solapamientos.
- Establece intervalos regulares de revisión (cada 2-3 horas).
- Ten preparada alguna publicación "comodín" para momentos imprevistos.
- No sobrecargues los canales: a veces menos es más, especialmente en eventos largos.
- Trata de conseguir previamente las principales declaraciones de los panelistas de tu compañía.
La clave del éxito está en ser capaz de adaptarse sin perder de vista el plan estratégico original.
Fase 3: Trabajo posterior - Capitalizar la experiencia
Una vez finalizado el evento, es importante aprovechar el contenido generado y extraer aprendizajes para futuras ocasiones.
Análisis de resultados
En los días posteriores al evento, realiza un análisis detallado:
- Revisa las métricas de cada publicación: alcance, engagement, clicks, compartidos...
- Identifica qué contenidos funcionaron mejor y en qué plataformas.
- Analiza la recepción de diferentes formatos y temáticas.
- Identifica qué colaboraciones o partners han aportado más a tu conversación
Este análisis nos permite entender mejor qué aspectos de nuestra estrategia fueron más efectivos y cuáles necesitan ajustes.
Optimización del contenido
El contenido generado durante el evento tiene potencial de reutilización:
- Crea resúmenes y highlights para compartir después.
- Organiza el material capturado en una biblioteca para uso futuro.
- Reutiliza el contenido y transforma formatos: convierte entrevistas en artículos, extractos de vídeos en piezas individuales, etc.
- Genera artículos blog con orientación SEO .
Documentación para futuras coberturas
Finalmente, es crucial documentar todo el proceso:
- Elabora un informe con lecciones aprendidas y áreas de mejora.
- Actualiza los templates y procesos basándote en la experiencia.
- Recopila ejemplos de contenidos exitosos como referencia.
Es fundamental realizar este análisis final lo antes posible, cuando las impresiones y detalles aún están frescos en la memoria del equipo.
Si esperamos demasiado, muchas observaciones se perderán y será más difícil implementar mejoras concretas para el siguiente evento.
En definitiva, la clave para una cobertura profesional de eventos en redes sociales reside en una preparación exhaustiva.
Los días de evento son intensos, con poco margen para la improvisación o planificación sobre la marcha.
Cuanto más trabajo previo hayas realizado, más capacidad tendrás para adaptarte a las circunstancias, aprovechar oportunidades inesperadas y, sobre todo, disfrutar del proceso sin el estrés de la improvisación.
